Breytingar á strikamerkjum - greining tvítaka

Nýjar áskoranir koma upp nú þegar við erum á leið í Alma kerfið í stað Sierra kerfisins. Eitt af því sem alls ekki má við yfirfærslu gagna frá Aleph til Alma eru tvö eða fleiri eintök með sama strikamerkið. Hvert eintak verður að vera með einkvæmt strikamerki. Það eru rúmlega 1% eintaka í Gegni með strikamerki sem rekst á við eintök með sama strikamerki í öðrum söfnum.
Auðvitað eiga öll strikamerki í kerfinu að vera einkvæm en á löngum líftíma Gegnis hefur því miður orðið smá misbrestur í strikamerkjaúthlutun frá birgum. Einnig er eitthvað um mislestur á númerum og mannleg mistök.
Alls eru tæplega 80.000 eintök með strikamerki sem eru til í fleiri en einu safni.  Af þessum eintökum eru um 53.000 eintök með strikamerki sem hefur verið úthlutað frá birgjum og um  27.000 með strikamerki sem kerfið hefur úthlutað. Hérna er listi yfir söfn sem eru með fleiri en 100 eintök með strikamerkjum sem rekast á við strikamerkt eintök í öðrum söfnum: Greining tvítaka

Strikamerki úthlutuð frá birgjum

Flest strikamerki í Gegni eru upprunnin frá birgjum sem hafa til umráða ákveðnar strikamerkjaraðir. Þessi strikamerki koma annaðhvort frá úthlutunarforriti eða á forprentuðum rúllum. Eintök með strikamerki sem til er í öðru safni eða söfnum eru tæplega 53.000. Þessi eintök þarf annað hvort að strikamerkja upp á nýtt eða að þeim verður breytt kerfislega. Við greiningu kom í ljós að stærsti vandinn er vegna þess að sömu strikamerkjaröðum hefur verið útdeilt til tveggja eða fleiri safna. Við erum búin að hafa samband við birgja og stoppa þennan misbrest.

Númer úthlutuð af kerfinu

Bókasafnskerfið getur úthlutað strikamerkjum sjálfvirkt, númerin eru tvenns konar eftir því hvar þau verða til. Í fyrsta lagi eru númer sem byrja á 50-XX (t.d. 50-16600) en þau verða til þegar ekki er sett númer í strikamerkjareitinn og einnig þegar eintök eru móttekin í gegnum aðfangaþáttinn. Í öðru lagi fær eintakið númer bókfræðifærslu plús hlaupandi númer innan stjórnunareiningar (447734-5430) þegar tímaritshefti í áskrift eru móttekin í gegnum tímaritaþáttinn. Til dæmis er hefti af Læknablaðinu með sama strikamerki í Landsbókasafni og annað hefti blaðsins í Háskólanum á Akureyri. Í flestum tilfellum fara gögn með númerum sem úthlutuð eru af kerfinu aldrei í útlán. Þessum strikamerkjum verður breytt kerfislega. Það ætti ekki að vera nauðsynlegt að strikamerkja þau upp á nýtt þar sem aldrei var gert ráð fyrir að þau myndu fara í útlán og væntanlega eru fæst þessara eintaka með raunveruleg strikamerki á eintakinu.

Strikamerkjunum verður breytt

Það verður ekki hjá því komist að breyta strikamerkjunum. Í næstu viku verður byrjað að breyta strikamerkjunum og munum við leita allra ráða til að lágmarka skaðann. Fyrsta skrefið verður að breyta strikamerkjum á eintökum sem að hafa aldrei eða ekki farið í útlán síðastliðin þrjú ár. Næsta skref verður að breyta þeim sem að kerfið úthlutar sjálfvirkt og svo framvegis. Eftir hvert skref verður staðan metin og næstu skref ákveðin. Þetta verður ítrað ferli og í lokin verða eftir þau söfn þar sem að vandinn er mestur. Við munum funda með þeim söfnum og ákveða í sameiningu hvernig best sé að standa að breytingum.
Strikamerkjunum verður breytt kerfislega, t.d. með því að bæta við bókstaf framan við númerið. Þetta þýðir að strikamerkið á eintakinu er ekki til í kerfinu og mun ekki finnast þegar reynt er að lána eintakið, því er nauðsynlegt að skipta um strikamerki til að getað lánað út.  En það er huggun harmi gegn að hjá flestum söfnum eru fá eintök með tvöföld strikamerki. Landskerfið mun halda utan um hvaða eintökum var breytt og birta tölulegar upplýsingar um fjölda breyttra eintaka í hverjum flokki.

Hvenær?

Landskerfið mun byrja að breyta eintökunum í næstu viku, 15. mars 2021 og verkinu verður vonandi lokið fyrir páska.